Chi phí dự phòng là gì? Khái niệm, ý nghĩa và mục đích

Chi phí dự phòng là một trong những công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro cho dự án hay hoạt động kinh doanh. Nếu bạn chưa hiểu rõ ý nghĩa và mục đích của chi phí dự phòng là gì thì hãy cũng theo dõi bài viết dưới đây nhé.

Chi phí dự phòng là gì?

Chi phí dự phòng là chi phí dành riêng để giải quyết các tình huống hoặc sự kiện không chắc chắn, có thể bất ngờ phát sinh trong quá trình thực hiện một dự án hay hoạt động kinh doanh nào đó. Khoản tiền này thường không được tính cụ thể trong ước tính chi phí ban đầu của một dự án. Chi phí dự phòng có thể hiểu là khoản bảo hiểm rủi ro cho dự án của doanh nghiệp.

Chi phí dự phòng được phân thành hai loại chính:

  • Chi phí dự phòng cho rủi ro đã biết: bao gồm các rủi ro và sự kiện có thể xác định và đo lường trong giai đoạn lập kế hoạch cho dự án.
  • Chi phí dự phòng cho tình huống bất ngờ: bao gồm những sự kiện không thể đoán trước hay lường trước được khiến ta không thể đo lường hay ước lượng.

Ý nghĩa của chi phí dự phòng

Chi phí dự phòng thể hiện với ban lãnh đạo rằng có một số yếu tố tồn tại có thể cản trở dự án mặc dù đội nhóm đã thực hiện mọi biện pháp phòng ngừa, đồng thời lập kế hoạch và triển khai các chiến lược quản lý rủi ro. Chi phí dự phòng đảm bảo dự án, hoạt động kinh doanh được diễn ra suôn sẻ, dù có thách thức không lường trước được xảy ra cũng có thể giải quyết.

Chi phí dự phòng có thể được xem là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và linh hoạt trong môi trường kinh doanh đầy biến động.

Mục đích của chi phí dự phòng

Doanh nghiệp lập chi phí dự phòng cho dự án với nhiều mục đích khác nhau, có thể kể đến như:

  • Quản lý rủi ro: Chi phí dự phòng giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị đầy đủ cho các sự cố hay rủi ro bất ngờ xảy ra, giảm thiểu tác động đến tài chính và sự thành công của dự án.
  • Lập kế hoạch tài chính: Chi phí dự phòng hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính và ngân sách, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về chi phí tiềm năng.
  • Duy trì hoạt động kinh doanh: Chi phí dự phòng góp phần giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn, ngay cả khi có tình huống khẩn cấp bất ngờ xảy ra.
  • Bảo vệ tài chính: Chi phí dự phòng đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực tài chính để ứng phó với những rủi ro gây ra các phí phát sinh không lường trước, chẳng hạn như phí bồi thường, phí sửa chữa hay khắc phục sự cố.
  • Nâng cao sự uy tín: Khi doanh nghiệp cho thấy họ có kế hoạch cho chi phí dự phòng, nhờ đó gây ấn tượng tốt với các đối tác hay nhà đầu tư, bởi lúc này đối tác thấy được doanh nghiệp thực hiện dự án có chiến lược chuẩn bị kỹ càng và đáng tin cậy.
  • Tăng cường tính linh hoạt: Với chi phí dự phòng đã được định sẵn, doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn trong việc ra quyết định giải quyết tình huống, từ đó chọn ra giải pháp hợp lý nhất cho dự án.

Chi phí dự phòng có mặt tiêu cực không?

Bên cạnh những lợi ích mà chi phí dự phòng có thể đem lại cho doanh nghiệp, nó cũng sở hữu một số nhược điểm nhất định, như:

  • Chi phí dự phòng có thể khiến ban quản lý dự án phụ thuộc quá nhiều nào nó thay vì cẩn thận đánh giá và quản lý rủi ro, lập kế hoạch kiểm soát rủi ro.
  • Chi phí dự phòng thường là ước tính chứ không có con số chính xác cụ thể nên rất có thể xảy ra việc ước tính sai rủi ro.
  • Có thể xảy ra tình trạng sử dụng tài nguyên không hiệu quả, dẫn đến việc hao phí ngân sách của doanh nghiệp.
  • Doanh nghiệp thiếu tính chủ động trong việc quản lý rủi ro, chỉ tập trung ứng phó thay vì tìm cách phòng ngừa.

Các xác định chi phí dự phòng

Tuỳ theo lĩnh vực làm việc và tính chất từng dự án mà chi phí dự phòng được xác định theo nhiều cách khác nhau. Sau đây là những bước cơ bản để xác định chi phí dự phòng:

  1. Các chuyên gia trong lĩnh vực tham gia đánh giá dự án, kế hoạch kinh doanh để tìm ra những rủi ro, tình huống bất lợi có thể xảy ra.
  2. Phân tích dữ liệu có liên quan đến các dự án tương tự giúp ta thấy mô hình rủi ro có thể xảy ra. Từ đó ta có thể ước lượng số tiền cần được dành riêng như một khoản dự phòng cần thiết cho dự án.
  3. Phân tích rủi ro toàn diện của dự án đang thực hiện sẽ giúp xác định và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn.